WIR SUCHEN ZUM NÄCHSTMÖGLICHEN ZEITPUNKT EINE

Persönliche Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Abteilungsdirektorin (Teilzeit 50 %)

Das Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik in Freiburg sucht eine*n persönliche*n Assistent*in in Teilzeit zur administrativen Unterstützung der Wissenschaftlichen Direktorin der Forschungsabteilung „Chromatinregulierung“ und Vizepräsidentin der Biomedizinischen Sektion der MPG, (Prof. Dr. Asifa Akhtar).

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und zunächst für zwei Jahre befristet.

• UmfangTeilzeit 50 %
• Befristungzunächst 2 Jahre
• Vergütungmax. E8/E9a

Als persönliche*r Assistent*in sind Sie das organisatorische Zentrum der Forschungsabteilung „Chromatinregulierung“ und sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

• Büroorganisation (Terminplanung, Organisation von Meetings, Datei- sowie Dokumentenverwaltung)
• Reisemanagement (Planung und Buchung von nationalen und internationalen Geschäftsreisen sowie die vorbereitenden Arbeiten zur Reisekostenerstattung)
• Sicherstellung eines termin- und adressatengerechten Informationsflusses
• Erledigung von Übersetzungen sowie der gesamten Korrespondenz (auf Deutsch und Englisch; wenn nötig auch auf Französisch)
• Anfertigung und Verteilung von Sitzungsprotokollen sowie die Weiterverfolgung von Maßnahmen nach Anweisung der Abteilungsdirektorin
• Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Meetings, Veranstaltungen und Seminaren
• Empfang und Betreuung von Gästen der Abteilung
• Professionelle Begleitung von Mitarbeitenden beim On- und Offboarding
• Abklärung von offenen Fragen der wissenschaftlichen Abteilung mit den wissenschaftlichen, technischen sowie administrativen Servicebereichen am Institut sowie zu den Ansprechpersonen in der Generalverwaltung in München

• Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder einen vergleichbaren kaufmännischen Abschluss
• Erste Berufserfahrungen im oben beschriebenen Aufgabengebiet sind wünschenswert
• Sehr gute Deutsch- und Englischsprachkenntnisse in Wort und Schrift sind unabdingbar
• Sie können die französische Sprache sicher anwenden
• Sehr gute Kenntnisse der Standardsoftwarepakete, insbesondere von Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Gute Kenntnisse in Grafikprogrammen sind von Vorteil
• Auch bei wechselndem und vielfältigem Arbeitsaufkommen behalten Sie den Überblick, managen mehrere Aufgaben parallel und setzen Prioritäten
• Ausgeprägte Diplomatie, Loyalität und Zielorientierung prägen Ihr Handeln
• Sie arbeiten teamorientiert, kommunikativ und bringen ein hohes Maß an Flexibilität sowie Eigeninitiative mit

Eingebettet in eine Region, die Deutschland, Frankreich und die Schweiz verbindet, bietet unser Institut ein internationales Forschungsumfeld mit herausragenden Infrastruktur­einrichtungen und positivem Arbeitsklima, das hohen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben legt.

• Eine Vergütung nach TVöD bis max. Entgeltgruppe 8/9a bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen
• Sozialleistungen entsprechend des öffentlichen Dienstes (VBL)
• Zusätzliche leistungsorientierte Vergütungskomponente
• Fachliche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Tätigkeit in einem modernen Arbeitsumfeld
• Mobiles Arbeiten an einem Ort Ihrer Wahl innerhalb Deutschlands ist bis maximal 40 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit in begründeten Fällen möglich
• Gute Anbindung an den ÖPNV und Zuschuss zum Jobticket
• Verpflegung durch fußläufig erreichbare Einkaufsmöglichkeiten
• Welcome-Service
• Familienfreundliche Angebote (angegliederte Kindertagesstätte am Institut, Mit-Kind-Zimmer, Stillzimmer)